(Dự thảo) QUY CHẾ THU CHI NGÂN SÁCH 2026 CÔNG ĐOÀN AEON VN
(Kèm theo quyết định __/2025-QĐ ngày __/__/2025)
Điều 1: Nguồn thu
- Thu đoàn phí công đoàn
- Mức thu đoàn phí: 30.000 đồng/tháng/đoàn viên.
- Đoàn phí công đoàn được đoàn viên chấp thuận nộp qua trích đóng từ tiền lương hàng tháng của đoàn viên.
- Ngày gia nhập Công đoàn là ngày đầu tiên trích đóng đoàn phí Công đoàn.
- Thu kinh phí công đoàn
- Thu 2% trên tổng quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động của Công ty TNHH AEON Việt Nam (gọi tắt là AEON Việt Nam) theo quy định của luật Công đoàn.
- Kinh phí công đoàn được AEON Việt Nam trích chuyển hàng quý về Công đoàn Aeon Việt Nam.
- Thu kinh phí khác từ Ngân sách nhà nước cấp hỗ trợ.
- Nguồn thu khác.
- Nguồn thu khác từ hoạt động văn hóa, thể thao, hoạt động kinh tế của Công đoàn;
- Từ đề án, dự án, chương trình được cấp hoặc được tài trợ;
- Từ viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài;
- Lãi tiền gửi ngân hàng, kho bạc (nếu có), tiền thanh lý, nhượng bán tài sản;
- Tiền thu hồi các khoản chi sai chế độ từ nguồn tài chính công đoàn đã quyết toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt…
Điều 2: Nội dung chi
- Chi trực tiếp chăm lo, bảo vệ, đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn đoàn viên và người lao động.
- Chi tuyên truyền, vận động đoàn viên và người lao động.
- Chi quản lý hành chính.
- Chi lương, phụ cấp và các khoản phải nộp theo lương.
- Chi khác.
Điều 3: Quy định chung về mức chi hoạt động phong trào
Để có sự bình đẳng và công bằng chung trong hoạt động công đoàn, thì kế hoạch khen thưởng thi đua và hoạt động phải được các Công đoàn thành viên báo cáo về Công đoàn AEON Việt Nam trước khi thông báo mức khen thưởng đến đoàn viên.
Điều 4: Quy định về ủy quyền phê duyệt thu chi tại Công đoàn thành viên
4.1 Chủ tịch Công đoàn AEON Việt Nam, hoặc Trưởng ban tài chính (Chủ tài khoản) ủy quyền cho các Chủ tịch Công đoàn thành viên, được phê duyệt thu chi theo kế hoạch ngân sách và được cấp phát hàng năm.
4.2 Chủ tịch Công đoàn thành viên tại các Store và bộ phận của AEON Việt Nam chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Công đoàn AEON Việt Nam, trước tập thể đoàn viên Công đoàn thuộc mình phụ trách và các quy định của pháp luật có liên quan đến thu, chi tài chính công đoàn.
4.3 Áp dụng công nghệ thông tin trong quản trị tài chính công đoàn, cho phép thực hiện phê duyệt thu chi trên phần mềm được xác thực bằng địa chỉ thư tín điện tử đã đăng ký với Công ty AEON Việt Nam.
Điều 5: Quy định chung về chi chính sách, thăm hỏi
| A.DÀNH CHO ĐOÀN VIÊN | Mức chi | Hình thức | Ghi chú |
| Sinh nhật đoàn viên | 100.000 | CK | |
| Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 | 100.000 | CK/Voucher/Quà | Nhân viên nữ |
| Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 | 100.000 | CK/Voucher/Quà | Nhân viên nữ |
| Quà Tết Nguyên đán | 250.000 | Quà | Áp dụng 2026 |
| Tết Nguyên đán (Lì xì) | 200.000 | CK/Voucher | |
| Tết Trung thu | 300.000 | Voucher/Quà | |
| Ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6 | 100.000 | Voucher/Quà | Mỗi cháu con đoàn viên dưới 16 tuổi, được phần |
| Kết hôn | 1.000.000 | CK/Voucher/Quà | Mỗi đoàn viên |
| Hỗ trợ gia đình có Nhân viên mất | 3.000.000 | Tiền (CĐTV thực hiện) | Tính theo 1 người mất |
| Hỗ trợ gia đình nhân viên, tứ thân phụ mẫu, vợ/chồng, con của nhân viên mất | 1.000.000 | Đăng ký nhận chính sách CĐ, chi qua lương | Tính theo 1 người mất |
| Nghỉ bệnh nằm bệnh viện từ 2 ngày trở lên | 500.000 | CK/Voucher/Quà | Giấy xuất viện; 1 lần/tháng |
| Gãy xương do tai nạn và không nằm viện | 500.000 | CK/Voucher/Quà | Hồ sơ bệnh viện |
| Bản thân hoặc vợ/chồng sinh bé | 1.000.000/bé | CK/Voucher | Mỗi đoàn viên; giấy khai sinh, giấy kết hôn. |
| B.CÁN BỘ CÔNG ĐOÀN | Mức chi | Hình thức | Ghi chú |
| Chủ tịch CĐCS | 600.000 | CK/voucher | Khi kiêm nhiệm nhiều vị trí, chỉ nhận 1 suất cao nhất. |
| Phó Chủ tịch CĐCS | 500.000 | CK/voucher | |
| UV BCH CĐCS | 400.000 | CK/voucher | |
| Phó chủ nhiệm UBKT | 500.000 | CK/voucher | |
| UV UBKT | 350.000 | CK/voucher | |
| Chủ tịch CĐTV | 500.000 | CK/voucher | |
| Phó Chủ tịch CĐTV | 400.000 | CK/voucher | |
| UV BCH CĐTV | 350.000 | CK/voucher | |
| Kế toán trưởng | 500.000 | CK/voucher | |
| Thành viên Ban tài chính, Ban điều hành Giải thưởng AEON Đồng hành, BTC các hoạt động cấp CĐCS | 350.000 | CK/voucher |
- Trường hợp đoàn viên, nhân viên thật sự gặp khó khăn (Bệnh hiểm nghèo, tai nạn, và/hoặc có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt), BCH CĐ thành viên sẽ đề xuất, Thường trực CĐCS sẽ xem xét duyệt chi trợ cấp khó khăn theo mức:
+ Tối đa 5.000.000 / trường hợp.
+ Mỗi người chỉ nhận hỗ trợ 1 lần / năm.
+ Trường hợp chi phí điều trị sau khi đã trừ BHYT còn lại tương đương số tiền từ 5 tháng lương G1 trở lên, Thường trực CĐCS xem xét vận động nhân viên hỗ trợ đóng góp.
+ Các trường hợp đặc biệt khác Thường trực CĐCS sẽ trao đổi và đưa ra quyết định cụ thể.
- Tổ chức hoạt động mừng sinh nhật, 1 lần/quý (không tổ chức gộp quý):
-
- GMS, HQHCM: 5.000.000 đồng/quý.
- SSM, GMS VG: 2.000.000 đồng/quý.
- HQHN, RDC, The Nine: 1.000.000 đồng/quý.
- MVL, Glam Beautique (bên ngoài GMS/SSM): 400.000 đồng/quý.
- Chi Voucher thưởng cho hoạt động Team Up new Store: 10.000.000 đồng/1 lần.
- Thời điểm đề xuất nhận không quá 03 tháng so với ngày phát sinh sự việc sẽ được nhận chính sách Công đoàn.
- Đoàn viên thôi việc trong tháng thì không phải trích đóng đoàn phí.
- Đoàn viên hưởng chính sách cho đến thời điểm phát/chi nhận còn làm việc tại AEON VN.
Điều 6: Phân bổ ngân sách công đoàn bộ phận
6.1 Công đoàn AEON Việt Nam dự kiến phân bổ ngân sách năm sau cho các Công đoàn thành viên, thông báo đến Công đoàn thành viên vào tháng 10 hàng năm.
6.2 Công đoàn thành viên lập kế hoạch hoạt động và ngân sách năm sau gửi về Công đoàn AEON Việt Nam vào tháng 11 hàng năm.
6.3 Công đoàn AEON Việt Nam hiệp thương và phê duyệt ngân sách năm sau của các Công đoàn thành viên, thông báo đến Công đoàn thành viên vào tháng 11 hàng năm.
Điều 7: Quy định về cách thức chi – nhận
7.1 Bước 1: Đoàn viên, nhân viên gửi các chứng từ như Giấy kết hôn, Giấy khai sinh, chứng tử/cáo phó/Email Công ty thông báo, Giấy xuất viện, … theo đường dẫn đăng ký trực tuyến nhận chính sách công đoàn.
7.2 Bước 2: Chủ tịch Công đoàn thành viên, hoặc người được ủy quyền, phê duyệt.
7.3 Bước 3: Kế toán trưởng và Ủy ban kiểm tra, kiểm tra chứng từ đề xuất.
7.4 Bước 4: Chủ tịch Công đoàn cơ sở duyệt, chuyển Công ty chi hộ qua lương.
7.5 Bước 5: Đoàn viên, nhân viên nhận voucher, hoặc tiền qua chuyển khoản.
Điều 8: Quy định về mua hàng hóa và thủ tục giải chi
8.1 Về thủ tục giải chi, có một trong những chứng từ sau:
- Hóa đơn VAT từ nhà cung cấp.
- Biên nhận thanh toán (đơn vị cung cấp không phải là Công ty).
- Sao kê ngân hàng chuyển khoản từ tài khoản chi.
- Biên nhận ký nhận của người nhận tiền ghi rõ họ tên người nhận, số CCCD, địa chỉ trên CCCD, số điện thoại và mục đích chi nhận,…
- Hợp đồng thuê mướn kỹ thuật viên, thiết bị, sân bãi bên ngoài.
8.2 Về mua hàng hóa:
- Tất cả hàng hóa mua phục vụ cho hoạt động từ ngân sách công đoàn phải mua trong cửa hàng thuộc hệ thống AEON, trừ khi hàng hóa đó không có và không thể thay thế khác.
- Trường hợp khác, thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan và quy định của Công đoàn Việt Nam.
Điều 9: Quy định về cất giữ tiền mặt quỹ Công đoàn
9.1 Công đoàn thành viên giữ tiền trong tài khoản ngân hàng của Thủ quỹ sau khi đã cam kết giữ tiền Công đoàn trong tài khoản cá nhân.
9.2 Công đoàn cơ sở thu chi thông qua chuyển khoản và không giữ tiền mặt. Có thể ủy quyền CĐTV chi cho hoạt động cấp CĐCS và giải chi, kiểm tra tại CĐTV.
Điều 10: Quy định về công khai tài chính
10.1 Việc công khai thu chi tài chính Công đoàn theo quy định được thực hiện từ cấp Công đoàn thành viên đến cấp Công đoàn AEON Việt Nam và gửi nội dung công khai đến lãnh đạo Công ty để biết.
10.2 Thời gian xác lập thu chi công khai hàng năm 2 lần, vào kỳ 6 tháng đầu năm (01/01 đến 30/6) và kỳ năm (01/01 đến 31/12).
10.3 Nội dung công khai gồm bảng tổng hợp hạng mục thu chi theo quy định của tổ chức công đoàn và bảng kê chi tiết thu chi, rõ mục đích chi và người nhận.
10.4 Quy trình xác nhận thu chi trong việc công khai tài chính tại các thành viên:
- Ủy ban kiểm tra Công đoàn AEON Việt Nam phối hợp, kiểm tra tài chính đợt 6 tháng đầu năm và đợt cả năm.
- Trên cơ sở kết luận và khắc phục hạn chế (nếu có), Công đoàn thành viên tiến hành công khai bằng niêm yết bản tin nội bộ ít nhất 30 ngày.
- Sau 10 ngày niêm yết công khai tài chính, Công đoàn thành viên gửi báo cáo công khai về Công đoàn AEON Việt Nam để được xác nhận, phê duyệt.
10.5 Quy trình xác nhận thu chi trong việc công khai tài chính cấp Công đoàn AEON Việt Nam:
- Ủy ban kiểm tra Công đoàn AEON Việt Nam phối hợp, kiểm tra tài chính đợt 6 tháng đầu năm và đợt cả năm.
- Trên cơ sở kết luận và khắc phục hạn chế (nếu có), tiến hành gửi báo cáo công khai đến Ủy viên Ban chấp hành, Chủ tịch Công đoàn thành viên. Nhận góp ý và giải trình (nếu có).
- Báo cáo thu chi tài chính công đoàn cấp trên theo quy định.
Điều 11: Quy định về thu hồi quỹ chi ra
11.1 Thu hồi các khoản chi vi phạm theo Quy chế này, chi sai mục đích, chi vượt mức quy định.
11.2 Thu hồi các khoản chi thiếu chứng từ hợp lệ.
11.3 Tập thể, cá nhân có sai phạm trong công tác quản lý thu, chi tài chính công đoàn thì căn cứ mức độ vi phạm để xử lý theo pháp luật và quy định của Tổng Liên đoàn.
11.3 Trong trường hợp không thu hồi được thì người ký duyệt chi, hoặc người được ủy quyền duyệt chi, hoặc thủ quỹ tự chi, chịu trách nhiệm và bồi hoàn.
11.4 Bồi thường theo quyết định của Tòa án trong trường hợp vi phạm công tác tài chính bị kiện tụng, truy tố./.
Quy chế Thu chi ngân sách Công đoàn AEON VN 2025, 2024, 2023, 2022, 2021.
