Dự thảo: Quy định về Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đoàn viên

QUY ĐỊNH VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN ĐOÀN VIÊN VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số … /2026-QĐ ngày __/__/2026 của Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở Công ty TNHH AEON Việt Nam)

ĐIỀU 1. MỤC ĐÍCH VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Nhằm tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Công đoàn cơ sở Công ty TNHH AEON Việt Nam ban hành quy định này để bảo vệ quyền riêng tư và lợi ích hợp pháp của Đoàn viên và Người lao động.

2. Quy định xác lập các nguyên tắc, biện pháp bảo vệ và trách nhiệm của các bên trong việc thu thập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu cá nhân.

3. Thu thập và quản lý dữ liệu đoàn viên, nhân viên đăng ký gia nhập Công đoàn, theo hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam và dữ liệu cá nhân trên chứng từ kế toán có liên quan đến quy định tài chính Công đoàn.

ĐIỀU 2. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

• Công ty: Công ty TNHH AEON Việt Nam.

• Công đoàn: Công đoàn cơ sở Công ty TNHH AEON Việt Nam.

• Công đoàn thành viên: Các đơn vị trực thuộc Công đoàn cơ sở Công ty TNHH AEON Việt Nam.

• Nhân viên: Người lao động đang làm việc theo Hợp đồng lao động với Công ty.

• Đoàn viên: Người lao động đang sinh hoạt và đóng đoàn phí tại Công đoàn.

• Chủ thể dữ liệu: Bao gồm Nhân viên và Đoàn viên có dữ liệu được Công đoàn thu thập và xử lý.

• Xử lý dữ liệu cá nhân: Là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân như: thu thập, ghi, phân tích, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, chia sẻ, xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân.

ĐIỀU 3. PHẠM VI DỮ LIỆU CÁ NHÂN XỬ LÝ

Công đoàn thực hiện phân loại và quản lý dữ liệu theo quy định pháp luật:

1. Dữ liệu cá nhân cơ bản: Họ và tên, mã nhân viên, giới tính, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ (thường trú/tạm trú), số định danh cá nhân (CCCD), tình trạng hôn nhân, thông tin mối quan hệ gia đình, hình ảnh cá nhân và dữ liệu hoạt động trên các nền tảng số của Công đoàn.

2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Tình trạng sức khỏe (hồ sơ thăm bệnh), thông tin tài khoản ngân hàng (phục vụ chi trả chính sách), dữ liệu về đời tư (hoàn cảnh kinh tế, gia cảnh đặc biệt) và các thông tin liên quan đến khiếu nại, tố cáo.

ĐIỀU 4. NGUỒN THU THẬP VÀ MỤC ĐÍCH XỬ LÝ

1. Nguồn thu thập:

   • Trực tiếp từ Chủ thể dữ liệu khi đăng ký gia nhập Công đoàn hoặc tham gia các hoạt động công đoàn.

   • Từ Phòng Nhân sự Công ty (danh sách trích nộp đoàn phí, danh sách đối chiếu thực hiện chính sách).

   • Từ hoạt động thực tế (hình ảnh, video tại các sự kiện).

2. Mục đích xử lý:

   • Xét gia nhập Công đoàn Việt Nam.

   • Xác minh tư cách, quản lý hồ sơ và cấp thẻ đoàn viên.

   • Xét duyệt và thực hiện chi trả các chính sách phúc lợi, khen thưởng, trợ cấp.

   • Hoàn thiện chứng từ kế toán và báo cáo quyết toán kinh phí công đoàn.

   • Truyền thông và quảng bá hình ảnh hoạt động của Công đoàn AEON Việt Nam.

ĐIỀU 5. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU

1. Quyền của Chủ thể: Được thông báo về việc xử lý dữ liệu; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân (sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ với tổ chức).

2. Nghĩa vụ của Chủ thể: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác; tôn trọng dữ liệu cá nhân của người khác và tuân thủ các hướng dẫn bảo mật của Công đoàn.

ĐIỀU 6. NGUYÊN TẮC CHIA SẺ VÀ CUNG CẤP DỮ LIỆU

1. Tính tự nguyện: Cung cấp dữ liệu là điều kiện để gia nhập Công đoàn Việt Nam, hoặc hưởng quyền lợi chính sách Công đoàn. Công đoàn có quyền từ chối xét duyệt chính sách nếu chủ thể từ chối cung cấp dữ liệu cần thiết.

2. Chia sẻ nội bộ: Dữ liệu luân chuyển giữa các cấp Công đoàn thành viên để thực hiện nghiệp vụ.

3. Chia sẻ với Bên thứ ba:

   • Công ty: Phối hợp chi trả qua hệ thống lương.

   • Công đoàn cấp trên: Cấp thẻ đoàn viên hoặc xét khen thưởng, nhận chính sách cấp Thành phố.

   • Công khai truyền thông: Hình ảnh hoạt động được đăng tải trên Fanpage/TikTok/Website chính thức. Danh sách khen thưởng công khai sẽ được mã hóa một phần để đảm bảo riêng tư.

ĐIỀU 7. BIỆN PHÁP BẢO VỆ, LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY

1. Quản lý và giám sát: Ủy ban Kiểm tra Công đoàn là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm giám sát hoạt động xử lý dữ liệu.

2. Bảo mật: Chỉ nhân sự được phân công mới có quyền tiếp cận dữ liệu. Sử dụng phần mềm có mã hóa và bảo mật theo tiêu chuẩn.

3. Xử lý sự cố: Trong trường hợp xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu có ảnh hưởng đến nghĩa vụ và quyền lợi các bên liên quan, Công đoàn sẽ khắc phục và thông báo cho chủ thể, hoặc phối hợp Công ty xử lý sự cố, hoặc báo cáo Công đoàn cấp trên.

4. Thời gian lưu trữ: Theo quy định của Luật Kế toán (ít nhất 5 năm) hoặc cho đến khi hoàn thành mục đích xử lý. Sau đó, dữ liệu sẽ được tiêu hủy an toàn.

ĐIỀU 8. XỬ LÝ VI PHẠM

1. Ủy viên công đoàn, đoàn viên vi phạm quy định sẽ bị xử lý kỷ luật theo Quy định của Công đoàn Việt Nam.

2. Trường hợp vi phạm pháp luật sẽ bị truy cứu trách hoặc bồi thường thiệt hại theo các quy định pháp luật hiện hành.

ĐIỀU 9. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Quy định này đã được Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở Công ty TNHH AEON Việt Nam thông qua và có hiệu lực thi hành kể từ ngày __/01/2026.

2. Trong trường hợp quy định của Pháp luật hoặc Công đoàn Việt Nam có thay đổi, Ủy ban Kiểm tra có trách nhiệm tham mưu cho Ban Chấp hành cập nhật, bổ sung kịp thời để đảm bảo tính tuân thủ quy định pháp luật./.